در قراردادهای ساختوساز، معمولاً تصور بر این است که همیشه مجری (سازنده) باید به مالک گزارش دهد که پولها کجا خرج شده است. اما این جاده یکطرفه نیست. برای اینکه پروژه بدون توقف پیش برود و مدیریت منابع به درستی انجام شود، مهندس مجری نیز نیاز دارد تا از وضعیت تزریق مالی و پرداختهایی که مالک مستقیماً انجام داده، مطلع باشد. شفافیت مالی دوطرفه، کلید موفقیت پروژه است.
بله، اگرچه وظیفه اصلی گزارشدهی با مجری است، اما مجری نیز باید به صورت دورهای از مالک “گزارش وضعیت پرداختهای مستقیم” و “تاییدیه بودجه باقیمانده” را دریافت کند. این کار برای جلوگیری از دوبارهکاری در پرداختها، برنامهریزی برای خریدهای آتی و اطمینان از توانایی مالی مالک برای ادامه پروژه ضروری است.
برنامهریزی خرید بر اساس بودجه واقعی
مجری برای اینکه بتواند هزینه تمام شده پروژه را مدیریت کند، باید بداند چقدر پول در بساط است.
وقتی مجری از سقف بودجه ماهانه مالک خبر داشته باشد، میتواند بین خرید عمده آهنآلات یا خرید خرد تصمیم بگیرد.
فرض کنید مجری میخواهد برای اسکلت ساختمان میلگرد بخرد؛ او با گرفتن استعلام قیمت از بازار آهن شادآباد و بررسی نمودار قیمت، متوجه میشود که الان بهترین زمان خرید است.
اما اگر نداند مالک چقدر پول نقد دارد، نمیتواند پیش فاکتور آنلاین را نهایی کند.
اطلاع از توان مالی مالک به مجری کمک میکند تا بداند آیا باید به دنبال خرید چکی و اعتباری باشد یا میتواند با خرید مستقیم و نقدی، تخفیف خرید خوبی بگیرد.
بدون این اطلاعات، برآورد هزینه ساخت دقیق غیرممکن است و پروژه ممکن است به دلیل کسری بودجه ناگهانی متوقف شود.
جلوگیری از تداخل در پرداختها
بسیاری از مالکین دوست دارند خودشان برخی مصالح گرانقیمت مثل آسانسور یا تأسیسات را بخرند.
اگر مالک لیستی از این پرداختها را به مجری ندهد، حساب و کتاب پروژه به هم میریزد.
مجری باید بداند مالک چه چیزی را با چه قیمتی خریده است تا آن را در لیست قیمت نهایی هزینهها منظور کند.
مثلاً ممکن است مالک ادعا کند شیرآلات را با قیمت همکاری و ارزانترین قیمت خریده است، اما فاکتور آن را ارائه نکند.
در اینجا مجری باید گزارش مالی خریدهای مالک را بخواهد تا مطمئن شود جنس با برند معتبر و استاندارد تهیه شده است و کلاه سر کارفرما نرفته باشد.
مدارک و فاکتورهای خرید مالک باید توسط دفتر فنی بررسی شود.
جیب خالی، پز عالی نداریم!
آقا تعارف که نداریم، ساختمونسازی با “ایشالا ماشالا” جلو نمیره، پول میخواد، اونم پول نقد! مهندس مجری (فاصله دوگانه) باید بدونه کارفرما چند مرده حلاجه. نمیشه که مهندس هی بره جنس سفارش بده، بعد پای صندوق بگن “کارت موجودی ندارد”. مهندس باید یقه کارفرما رو (البته با احترام) بگیره بگه: “حاج آقا، لیست پرداختیهات رو رو کن ببینیم ته دیگ چقدر مونده؟” اگه کارفرما خودش رفته یواشکی کاشی خریده، باید فاکتورشو بیاره بذاره رو میز. وگرنه فردا که پول کم اومد، کی جواب کارگر و بنا رو میده؟ پس رودربایستی رو بذار کنار، حساب کتاب باید شفاف باشه تا رفاقتها پایدار بمونه.
اهمیت ثبت نوسانات و مستندسازی
در شرایطی که بازار دچار نوسانات قیمت شدید است، هر روز تاخیر در دانستن وضعیت مالی مساوی با ضرر است.
مجری باید بداند آیا مالک توانایی پرداخت قیمت روز بتن را دارد یا خیر.
گاهی اوقات مالک پولی پرداخت کرده اما سندی به مجری نداده است؛ در این صورت هیچ توجیحی برای عدم ثبت آن در دفاتر کارگاهی پذیرفته نیست.
همچنین گرفتن مذنه از بازار و مقایسه آن با خریدهای مالک، وظیفه مجری است.
تمام رسیدهای بانکی و چکهای پاس شده مالک باید در پرونده پروژه بایگانی گردد.
این گزارشهای مالی دوطرفه کمک میکند تا اگر فردا روزی نیاز به تحلیل قیمت هزینهها بود، همه چیز شفاف باشد.
دسترسی به لیست قیمت واقعی و بهروز، حق طبیعی هر دو طرف قرارداد است.
نقل قول تخصصی:
“در پیمانهای مدیریت اجرا (درصدی)، اگرچه تامین مالی بر عهده صاحب کار است، اما کارفرما موظف است در پایان هر ماه گزارش کاملی از هزینههایی که راساً انجام داده است را به همراه مستندات به مدیر پیمان (مجری) تسلیم نماید تا در صورتوضعیتهای قطعی و محاسبه حقالزحمه نهایی لحاظ گردد.”
منبع علمی
برای مطالعه بیشتر درباره نحوه گردش جریان وجوه نقد و تعهدات مالی طرفین، میتوانید به “نشریه ۴۳۱۱ (شرایط عمومی پیمان)” مواد ۳۷ (پرداختها) و ۳۸ (پرداختهای ارزی) و همچنین اصول حسابداری در “استاندارد حسابداری شماره ۹ (حسابداری پیمانهای بلندمدت)” مراجعه نمایید.